مدیریت پروژه به زبان ساده به همراه روش‌های مدیریت پروژه

مدیریت پروژه به زبان ساده: پروژه، مدیریت پروژه، PMI، پم‌باک، چابک، اسکرام و …

نمی‌دانم شما هم مثل من این کلمات را بیشتر از پیش می‌بینید و می‌شنوید یا نه؟ اما مطمئنم که اکثر شما چنین واژه‌هایی را شنیده باشید.

مدیریت پروژه یک بخش کاربردی از علم مدیریت در پروژه است. اما قبل از اینکه وارد بحث مدیریت پروژه شویم باید باهم بر سر معنی چندتا از کلمه‌ها به توافق برسیم.

من در این یادداشت می‌خواهم به زبان ساده مدیریت پروژه را توضیح دهم پس با من همراه شوید.

پروژه چیست

بگذارید قبل از هر تعریفی سوال زیر را مطرح کنم و از شما می‌خواهم پاسخ دهید.

از کارهای زیر به نظر شما کدام یک پروژه هستند؟

• تولید قطعات کامپیوتر
• ساخت یک کارخانهٔ تولید قطعات کامپیوتری
• تولید یک نرم‌افزار تحت وب
• تولید پردازنده‌های اینتل سری core i9
• طراحی معماری جدید پردازنده
• ساخت قطعات سازه‌ای ساختمان‌ها
• ساخت یک ویلای یک طبقه

کمی فکر کنید، پاسخ دهید و آن‌ها را به خاطر بسپارید.

همهٔ موارد گفته شدهٔ بالا کار هستند اما همه پروژه نیستند.

پروژه به کارهای موقتی گفته می‌شود که منجر به تولید یک محصول یا خدمت منحصربه‌فرد شود.

تعریف کتابی آن (از کتاب PMBOK) به شرح زیر است:

پروژه تلاشی موقت است که در راستای رسیدن به یک محصول، خدمت یا نتیجه‌ای منحصربه‌فرد انجام می‌پذیرد.

PMBOK

به زبان ساده‌تر هرکاری که موقتی باشد و یک چیز یکتا (منحصر به فرد) تولید کند، پروژه است.

به واژهٔ موقت دقت کنید. موقت یعنی یک زمان آغاز و یک زمان پایان دارد. یعنی پروژه در یک زمانی شروع می‌شود و در یک زمانی پایان می‌یابد. اینطور نیست که دایم درحال انجام باشد.

پس با توجه به تعریف قبلی، از گزینه‌های بالا آن‌ها را که پروژه هستند نام‌ می‌بریم:

• ساخت یک کارخانهٔ تولید قطعات کامپیوتری
• تولید یک نرم‌افزار تحت وب
• طراحی معماری جدید پردازنده
• ساخت یک ویلای یک طبقه

همه کارهای بالا تلاش موقتی هستند که به یک نتیجه منحصربفرد می‌رسند.

ساخت کارخانه یکبار انجام می‌شود و منحصربفرد است.

تولید نرم‌افزار هم همینطور است. یعنی یک تلاش موقت که منجر به تولید نرم‌افزاری خاص می‌شود.

طراحی معماری جدید برای پردازنده‌ها هم یک پروژه است. اما تولید و ساخت پردازنده‌های طراحی شده دیگر پروژه نیست.

ساخت یک ویلا یا هر ساختمانی نیز یک پروژه است.

عملیات چیست

اما کارهای دیگر مثل تولید قطعات کامپیوتری چه هستند؟

به کارهای دیگر اگر دقت کنید می‌بینید که تکرار پذیرند و موقت نیستند، یعنی زمان آغاز و پایان مشخصی ندارند و دایم انجام می‌شوند. به این کارها عملیات می‌گویند. (این مسایل معمولا در مدیریت تولید و عملیات بررسی می‌شود.)

پس تا اینجا فهمیدیم که پروژه چیست. در ادامه می‌رویم سراغ تعریف مدیریت.

مدیریت چیست

متاسفانه مدیریت تعریف یکتایی ندارد. در علوم انسانی همیشه تعاریف کاملا یکسانی از یک موضوع نداریم و همین کار را کمی مشکل می‌کند.

چندتا از تعاریف را که به بحث مدیریت پروژه ما نزدیک است را من اینجا ذکر می‌کنم (از کتاب دکتر مقیمی) بعد باهم به یک جمع بندی خواهیم رسید.

مدیریت عبارتست از هنر دانستن اینکه از دیگران می‌خواهید که چه انجام دهند و چگونگی انجام کار با کمترین زمان و هزینه را مورد مشاهده قرار می‌دهید.

تیلور – پدر علم مدیریت

مدیریت عبارتست از کار با و بوسیله افراد و گروه‌ها و سایر منابع برای تحقق اهداف سازمانی.

پال هرسی و بلانچارد

مدیریت یعنی تصمیم‌گیری.

راس مور

مدیریت عبارتست از راهنمایی، رهبری و کنترل تلاش‌های گروهی از افراد برای تحقق هدف مشترک.

نیومن، وارن و مک گیل

مدیریت عبارتست از استفاده اثربخش از منابع انسانی و مواد اولیه برای دستیابی به اهداف سازمان.

ویلیام گلوئیک

مدیریت عبارتست از پیش‌بینی و برنامه‌ریزی، سازماندهی، فرماندهی، هماهنگی و کنترل.

هنری فایول

مدیریت عبارتست از عمل رهبری اجرایی در هرجا

مری پارکر فالت

خب از تعاریف خشک و کتابی بگذریم. از همه تعاریف درنهایت به چهار بخش مشترک می‌رسیم:

• مدیریت فرآیند است.
• مدیریت هدف دار است.
• مدیریت کاری انسانی و در حوزه هدایت انسان‌هاست.
• مدیریت علمی است و دانش دارد.

به زبان ساده مدیریت: یکسری کارهایی است (فرآیند) که برای رسیدن به هدف (یا اهدافی) انجام می‌شوند.

حالا اینکارها شامل خیلی‌چیزها ممکن است بشود مثل: تصمیم‌گیری، فرماندهی کردن، تهیه گزارش، تحلیل کردن، کنترل کردن (مثل جریمه و تشویق افراد) و الخ.

پس فهمیدیم که مدیریت یک فرآیند (یا فراگرد – Process) است که برای رسیدن به اهداف انجام می‌شود.

مدیریت پروژه چیست

مدیریت پروژه یعنی به کاربردن علم، تکنیک‌ها، روش‌های مدیریت در انجام پروژه.

تعریف کتابی آن در کتاب PMBOK به صورت زیر است:

مدیریت پروژه، به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و روش‌ها در فعالیت‌های پروژه، برای تحقق الزامات پروژه است.

PMBOK

الزامات برابر Requirements ترجمه شده است که به معنی نیازمندی‌ها یا خواسته‌ها هم هست.

در واقع تعریف اشاره می‌کند به اینکه شما در مدیریت پروژه تلاش می‌کنید با استفاده از یکسری چیز‌ها پروژه را به اهدافش برسانید. این هدف‌ها چطور تعریف می‌شوند؟ وقتی که بدانید چه چیزی نیاز است. معمولا نیازها یا الزامات پروژه وقتی برطرف شوند اهداف پروژه هم محقق می‌شود.

مثال ساده برای مدیریت پروژه

در نظر بگیرید که یک ویلای یک طبقهٔ مدرن می‌خواهید بسازید.

پس هدف ساخت ویلای یک طبقه با معماری و طراحی مدرن است.

این ویلا یکسری الزامات دارد یعنی نیازهایی وجود دارد که با رفع آن‌ها به هدف می‌رسیم.

به زبان ساده الزامات همان چیز‌هایی(توقع‌هایی) هستند که ذینفعان انتظار دارند به آن‌ها برسند و برآورده شوند.

نیاز‌های کلی برای ساخت ویلا را به صورت خیلی ساده باهم نگاهی بیاندازیم.

• یک زمین برای ساخت
• یک سری نقشه معماری و سازه و تاسیسات و…
• نیروی انسانی
• مصالح
• ساخت براساس مراحل مهندسی
• بازرسی و تحویل

خب این‌ها نیازهای خیلی ساده شده هستند. وقتی یک ویلا می‌سازیم طبیعتا به یک زمین نیاز داریم که مجوز‌های آن گرفته شده باشد. بعد از آن می‌رسیم به طراحی و محاسبات و تاییدیه‌ها.

بعد نوبت می‌رسد به اینکه چه کسانی را، چه هنگامی بر سر چه کاری بگماریم.

توی این مسیر هماهنگی‌هایی باید با صاحب ویلا (کارفرما)، تامین‌کنندگان (مثل مصالح فروشان)، مهندسان، پیمانکاران و کارگران صورت پذیرد.

کارها تقسیم می‌شوند؛ عده‌ای مشغول به کار می‌شوند و مکان ساخت فنداسیون را آماده می‌کنند. از طرفی دیگر مصالح‌ باید طبق پیشرفت کار به آن‌ها برسد و سر موقع فنداسیون را اجرا کنند.

گروه بعدی اسکلت را اجرا می‌کنند و مصالح و وسایل آن‌ها هم به موقع تامین می‌شود.

همینطور مراحل پیش می‌رود و ناظر هم روی انجام درست آن‌ها نظارت می‌کند.

با اینکار اطمینان حاصل می‌شود که کار طبق نقشه و مستندات فنی پیش می‌رود.

کم کم پروژه به سفت‌کاری، تاسیسات، نازک‌کاری و معماری داخلی و الخ می‌رسد.

پروژه تکمیل و بازرسی نهایی انجام می‌شود تا در نهایت پروژه تحویل گردد.

خب این مراحل ساده و کارهای ساده شده‌ای که شرح دادم، با اغماز و تسامح می‌تواند گفت که همگی الزامات این پروژهٔ ویلایی هستند. یعنی لازمند که انجام شوند تا هدف پروژه که همان ساخت و تحویل ویلای یک طبقه با سبک معماری مدرن است محقق شود.

دیدیم که کلی کار برای تحقق الزامات و اهداف یک پروژه باید انجام شود.

اقلام تحویل شدنی یا تحویل شدنی‌ها

در هر پروژه‌ای چیزهایی تحویل می‌شوند. این چیزها می‌توانند کار باشند می‌توانند محصول یا حتی بخشی از یک محصول باشند.

برای مثال چند تحویل شدنی:

• در یک پروژهٔ ساختمان‌سازی، ساخت کامل فنداسیون یک تحویل شدنی است.
• در یک پروژه‌ای قرار است یک راه‌کار برای افزایش بهره‌وری تولید یک کارخانه نساجی پیدا کنند. تهیهٔ سند مقایسهٔ خروجی‌های خطوط تولید؛ یک تحویل شدنی (یک قلم تحویل شدنی) است.
• در یک پروژه‌ٔ نرم‌افزاری برای تولید یک اپلیکیشن تحت وب برای یک شرکت بازرگانی؛ طراحی رابط‌کاربری یک تحویل شدنی است.
• در یک پروژه بازاریابی رویداد ورزشی، تهیه گزارش ظرفیت‌های موجود یا چیدن تیم تشریفات برای پیشکسوتان، هرکدام تحویل شدنی است.

به زبان ساده تحویل شدنی هر چیزی است که با انجام آن و تحویلش یک بخش از پروژه تکمیل می‌شود.

تحویل شدنی‌ها برای ذینفعان با اهمیت و ارزشمندند.

فعالیت‌ها

در مدیریت پروژه، مثل هر کار دیگری فعالیت‌هایی وجود دارد. این فعالیت‌ها (activities) منجربه انجام کارها می‌شوند. که در مدیریت پروژه فعالیت‌ها عموما منجربه تحقق اقلام تحویل شدنی می‌شوند.

مثال‌های قبلی را از منظر فعالیت ببینیم.

در یک پروژهٔ ساختمان‌سازی بستن آرماتورها و خاموت‌های فنداسیون یک فعالیت است.

در یک پروژه‌ای که قرار است یک راه‌کار برای افزایش بهره‌وری تولید یک کارخانه نساجی پیدا کنند. بازدید از خطوط تولید و محاسبه خروجی‌ها هر کدام یک فعالیت است.

در یک پروژه‌ٔ نرم‌افزاری برای تولید یک اپلیکیشن تحت وب برای یک شرکت بازرگانی؛ طراحی دکمه‌های صفحه یک فعالیت است.

در یک پروژه بازاریابی رویداد ورزشی، بازدید از محل برای تعیین ظرفیت‌ها یک فعالیت است.

به زبان ساده فعالیت کارهایی است که درنهایت منجر به تولید تحویل‌شدنی‌ها می‌شوند.

یادتان باشد تحویل شدنی‌ها برای ذینفعان (مثل کارفرما) اهمیت دارد. اما فعالیت‌ها فقط برای تیم پروژه مهم هستند.

تا اینجا فهمیدیم مدیریت و مدیریت پروژه چیست.

مدیر پروژه کیست

قبلتر تعریف مدیریت و مدیریت پروژه را به زبان ساده شرح دادم. حالا به بحث مدیر می‌رسیم. اصلا مدیر کیست؟

به زبان ساده مدیر کسی است که از علم مدیریت و تجربه و ابزار و مهارت‌ها، یک سازمان (گروه) را به سمت رسیدن به اهداف می‌برد.

گرچه تعاریف مدیر و وظایف آن خیلی گسترده است اما برای مبحث ما همین تعریف بالایی کفایت می‌کند. فقط باید بدانیم که مدیر منابع (افراد/سرمایه و…) را برای رسیدن به هدف سامان‌دهی می‌کند.

مثل دقیقا کسی که ساخت ویلای یک طبقه ما را انجام می‌دهد. افراد و گروه‌ها را با مصالح سامان‌دهی می‌کند تا کارها را انجام دهند و با تامین کنندگان و کارفرمایان و پیمانکاران برای انجام این امور هماهنگی‌های لازم را انجام می‌دهد.

خیلی ساده بگویم:

مدیر پروژه هم یک مدیر است که وظیفه مدیریت یک پروژه را بر عهده دارد.

تعریف دقیقتر مدیر پروژه:

مدیر پروژه فردی است حرفه‌ای که در زمینه مدیریت پروژه فعالیت می‌کند و مسئولیت او برنامه‌ریزی، هدایت، تدارکات و اجرای پروژه است. این کارها یک محدوده تعیین شده، شروع مشخص و پایان مشخص دارند. مدیر پروژه فارغ از نوع صنعت است.

دقت کنید که نوع صنعت ربط مستقیمی به مدیریت پروژه ندارد. اما در عین حال باید بدانید که دانستن اطلاعات تخصصی از صنعت حتما راهگشا خواهد بود و در برخی پروژه‌ها می‌توان گفت واجب است.

مدیر پروژه چه باید بداند

پس مدیریت پروژه یک حرفه است و می‌توان آن را یاد گرفت.

برای همین رشته‌ای به اسم مدیریت پروژه به‌وجود آمده است.

مدیر پروژه نیاز نیست متخصص آن رشته به خصوص باشد بلکه باید بتواند پروژه‌ها را هدایت کند. البته که باز هم یادآور می‌شوم دانستن نکات و تخصص کمک کننده هست اما همیشه الزامی نیست مگر در موارد خاص.

پس اگر فرض کنیم یک نفر متخصص سازهٔ موفق است یا یک برنامه‌نویس فوق حرفه‌ای است دلیل نمی‌شود مدیر پروژه موفق و حرفه‌ای هم باشد. اصلا کسی که مدیر پروژه است نیاز ندارد تخصص برنامه‌نویسی یاد بگیرد یا طراح سازه باشد. فقط کافی‌ست از روند کار و روش انجام کارها مطلع باشد و بتواند منابع را سامان‌دهی و تیم را هدایت کند.

مثلا مدیر پروژه نیاز نیست از معماری ساختمان یا طراحی سازه چیز زیادی بداند یا متخصص باشد. فقط کافی‌ست تا از ماهیت و روش‌های آن مطلع باشد. یعنی به صورت کلی بداند قرار است چه روندی را پیاده کند.

البته واضح است که اگر متخصص در رشته‌ای بیاید و در مدیریت پروژه هم دانش و تخصص کسب کند بسیار موفق‌تر عمل خواهد کرد. اما یک مدیر پروژه صرف، لزوما نیاز ندارد چنین تخصصی را در صنعتی که پروژه قرار است اجرا شود داشته باشد.

مدیر پروژه باید دست کم علم و تخصص مدیریت پروژه و روند انجام کار در آن صنعتی که کار می‌کند را بداند.

خب پس تا اینجا فهمیدم مدیر پروژه به چه کسی می‌گویند. کسی که به صورت حرفه‌ای یک پروژه را مدیریت می‌کند.

حرفه‌ای یعنی اینکه مسئول همه پروژه است و از دانش برای برنامه‌ریزی و هدایت و اجرای پروژه کمک می‌گیرد.

دانش مدیریت پروژه چیست

علم مدیریت بخشی به اسم مدیریت پروژه هم دارد. البته همیشه در مدیریت فقط علم و دانش مطرح نیست بلکه مهارت‌ها و تجارب (شخصی، جمعی) نیز دخیل هستند.

فرض کنید یک مدیر بسیار با سواد از منظر علمی در یک پروژه مستقر شود. اما توانایی حل مساله، ارتباط برقرار کردن، ارائه دادن، حل اختلاف و مذاکره را نداشته باشد.

طبیعتا نمی‌تواند پروژه را پیش ببرد و چنین پروژه‌ای اگر مدیرش را عوض نکند محکوم به شکست است.

احتمالا اسم پم‌باک، اسکرام، پرینس۲ و این چیزها به گوشتان خورده است.

این اسامی هرکدام بیانگر چیزی هستند. یکی استاندارد است، دیگری متد یا روش و یکی دیگر چارچوب است.

وقتی که مبحث مدیریت پروژه داغ شد افرادی متخصص در این حوزه تصمیم گرفتند تا یک استاندارد برای آن تدوین کنند. این استاندارد در آمریکا تدوین شد و اسم آن پیکره دانش مدیریت پروژه یا پم‌باک (Project Management Body of Knowledge) نام گرفت. اسم جایی که این استاندارد را تدوین می‌کند موسسهٔ مدیریت پروژه است. (Project Management Institute)

البته استاندارد‌های دیگری هم برای مدیریت پروژه مطرح هستند. اما استاندارد PMI تقریبا مقبول‌ترین آن‌هاست.

استاندارد مدیریت پروژه یک دانش و پیشنهاداتی را برای مدیریت پروژه را در اختیار شما قرار می‌دهد. اما هر سازمان یا شخصی براساس تجربه و مهارت‌ها و دانش خود و ماهیت پروژه روشی را برای پیاده سازی انتخاب می‌کند. این روش‌ها معمولا شخصی هستند و نمی‌توان برای همه به کار برد.

برای همین یکسری روش‌های استاندارد نیز برای اجرای دانش‌ها به وجود آمدند.

انواع روش‌های (متدهای) مدیریت پروژه

برای اینکه برای پروژها به صورت عمومی روشی پیاده کنند که پاسخگو باشد یکسری متدولوژی‌ها یا روش‌شناسی‌ها به وجود آمدند.

بین علما اختلاف نظراتی هست درمورد اینکه چه چیزی متدولوژی، چه چیزی دانش و چه‌چیزی چارچوب است. اما من اینجا همه را نام‌می‌برم و امیدوارم علمایی که بازدید می‌کنند خرده نگیرند.

پی‌ام‌آی/پم‌باک PMI/PMBOK

در این مورد که خیلی اختلاف نظر هست که آیا فقط یک دانش است یا متدولوژی هم هست. در واقع خود من هم با علمایی که می‌گویند دانش است هم نظرم اما خیلی از حرفه‌ای‌ها آن را در متدولوژی‌ها نیز نام‌برده‌اند.

بالاتر گفتیم PMI مخفف موسسه مدیریت پروژه است و پم‌باک مخفف کتابی است به نام «پیکرهٔ دانش مدیریت پروژه» پس طبیعتا یک استاندارد و دانش است تا یک روش یا متد.

برای این کمی ذهنتان درگیر شود برایتان چندتا لینک می‌گذارم تا بخوانید و ببینید آیا PMI یک متدلوژی (روش‌شناسی) هم است یا نه:

https://thedigitalprojectmanager.com/project-management-methodologies-made-simple/

https://projectmanager.com.au/pmbok-not-methodology/

https://www.pmi.org/search#q=methodologies&sort=%40effectivedate%20descending&f:ContentType=[Article]

حل این اختلافات با خودتان:)

روش آبشار (Waterfall) در مدیریت پروژه

روش‌شناسی آبشار یا متدولوژی واترفال یک مدل خطی است، بدیهی‌ترین روشی است که در مدیریت پروژه استفاده می‌شود. زمان‌بر و انرژی‌بر بودن مخصوصا در حوزه IT و نرم‌افزار از خصوصیاتی است که این روش را اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها کنار گذاشته‌اند.

مراحل روش آبشار ۶ تا است اما بسته به پروژه یا انتخاب روش بین ۵ الی ۶ مرحله یا گام متغیر است.

گام‌های روش آبشاری را باهم نگاهی بیاندازیم

1. نیازمندی‌های سیستم و نرم‌افزار (System and software requirements): نیازمندی‌های محصول را در یک سند جمع‌آوری می‌کنند.
2. طراحی (Design): این مرحله نوبت به مدلسازی و طراحی و معماری می‌رسد (معماری نرم‌افزار).
3. پیاده‌سازی (Implementation): در این مرحله اجرا شروع می‌شود (آغاز رسمی برنامه‌نویسی)
4. تایید کردن (Verification): در این مرحله محصول پیاده‌سازی شده مورد بررسی برای تایید نهایی قرار می‌گیرد.
5. نگهداری (Maintenance): مرحله آخر مرحله نگهداری از سیستم و محصول پیاده‌سازی و تایید شده است.

روش پرینس ۲ (PRINCE 2) در مدیریت پروژه

یکی از گسترده‌ترین متدولوژی‌ها PRINCE 2 است. یک روش ساختار یافته است که شاید بتوان گفت از کامل‌ترین متدولوژی‌های مدیریت پروژه است. ابتدا روی پروژ‌ه‌های سنتی پیاده سازی شد اما این اواخر وقتی به وب‌سایت پرینس ۲ (Prince2.com) سر بزنید می‌بینید که در پروژه‌ها و متدهای جدید نیز وارد شده است و مدارکی مثل PRINCE 2 Agile یا پرینس۲ چابک هم اعطا می‌کند.

فلسفه این متد یا روش این است که پروژه را به مراحل‌ قابل کنترل تقسیم کند. یعنی اینکه پروژه را در محیطی قابل کنترل اجرا کند.

توضیحات بالا کاملا در اسم خود پرینس ۲ نهفته است. مخفف آن به صورت زیر است.

PRINCE 2 = PRojects IN Controlled Environments

پروژه‌ها در محیط‌های کنترل شده

جالب است بدانید که این روش توسط دولت بریتانیا ایجاد و توسعه داده شده است.

روش چابک Agile در مدیریت پروژه

شاید بتوان گفت محبوب‌ترین کلمه در مدیریت پروژه واژه چابک است. حداقل من در ایران چنین چیزی را می‌بینم.

در این مورد هم بین علما اختلاف نظر است که آیا چابک یک روش است یا یک چارچوب و یا یک الگو و تفکر.

به نظر من که همه این‌ها را شامل می‌شود یعنی هم یک تفکر و الگو است و هم یک روش است. چون هم نیاز دارد یک تغییر الگو (paradigm shift) در سازمان به وجود آید و هم سیستم اجرا را تغییر دهد.

می‌توان گفت چابک یا Agile پراستفاده‌ترین متدولوژی است. در واقع روش چابک شامل چندین روش می‌شود یا بهتر بگویم درون مایهٔ چندین متدولوژی مدیریت پروژه است که در ادامه آن‌ها را هم بررسی خواهیم کرد.

وقتی که روش‌های سنتی (مثل آبشار) پاسخگوی پروژه‌های جدید نبودند روش چابک به وجود آمد. چون کارفرمایان و مشتریان دایم درحال تغییر ذائقه هستند و معمولا روش‌های سنتی انقدر طول می‌کشند که وقتی به مرحله اجرا می‌رسد دیگر فایده‌ای نخواهد داشت. معمولا یا نیاز کارفرما تغییر کرده یا اصلا مشکل از روشی دیگر حل شده است.

روش چابک بهترین نقش را وقتی ایفا می‌کند که پروژه‌ها به صورت تکراری یا گردشی (Iterative) و افزایشی (Incremental) هستند.

چرخشی به معنای چرخش مسیر پروژه است. یعنی بجای اینکه پله پله پیش رود گردشی جلو می‌رود.

چابک برای توسعه نرم‌افزار ایجاد شده است و بعد از بررسی‌هایی وارد حوزه مدیریت پروژه شد.

بیشترین استفاده را در توسعه نرم‌افزار دارد اما دلیل نمی‌شود نتوان در سیستم‌های دیگر استفاده کرد. البته در هر پروژه‌ و سیستمی نمی‌توان آن را پیاده کرد اما برخی از متدهای سرچشمه گرفته از چابک یا ترکیب شده با آن را می‌توان پیاده سازی کرد. مثل همان پرینس۲ چابک.

چابک بر روی تعاملات افراد باهم تاکید دارد و این را در چهار ارزش بنیادی آن می‌توان دید:

• افراد و تعاملات تیمی به‌جای فرآیندها و ابزارها
• برنامه‌ای که کار می‌کند به‌جای مستندات جامع
• همکاری با مشتری به‌جای مذاکرات قرارداد
• پاسخ به تغییر به‌جای دنبال روی از نقشه (طرح، برنامه)

چابک در پروژه‌هایی که نیاز به انعطاف دارند و از سطح پیچیدگی یا عدم اطمینان بالایی دارند بیشترین استفاده را دارد.

روش اسکرام Scrum در مدیریت پروژه

اسکرام هم یکی از واژه‌های است که خیلی در مدیریت پروژه به کاربرده شده است. متدلوژی اسکرام اصول و فرآیندهایی است که باعث بهبود تحویل می‌شود. قبلا دیدیم که هر پروژه یکسری تحویل شدنی دارد، هدف اسکرام بهبود تحویل آن‌هاست. یعنی از منظر کیفیت، سرعت و کمیت بهبود پیدا کنند.

اسکرام هم جزء همان‌هایی است که علما سر آن بحث دارند. علمایی می‌گویند که روش نیست بلکه یک چارچوب است. به هرحال به عنوان یک متد یا روش شناخته شده است. سایت اسکرام اُرگ (scrum.org) آن را به عنوان یک چارچوب و رویکرد معرفی می‌کند.

هرچه باشد ما از آن به عنوان روشی برای انجام کارهای پروژه استفاده می‌کنیم:)

هدف از به کاربردن اسکرام، توسعه و تحویل محصولات پیچیده است.

خب همانطور که معلوم است اسکرام بیشترین کاربرد را در توسعه نرم‌افزار دارد.

اسکرام پنج ارزش کلیدی دارد و در همه‌جا آن‌ها را رعایت می‌کند.

1. شجاعت (Courage): تیم باید شجاعت انجام کارهای درست و کار روی مسایل سخت را داشته باشد.
2. تمرکز (Focus): همهٔ افراد باید تمرکز خودشان را بر روی کارهای اسپرینت و تحقق اهداف تیم اسکرام بگذارند.
3. تعهد (Commitment): هر کس به شخصه به تحقق اهداف تیم اسکرام متعهد است.
4. احترام (Respect): افراد تیم اسکرام به هر فرد به عنوان فردی توانا و مستقل احترام می‌گذارند.
5. گشودگی (Openness): افراد تیم اسکرام و ذینفعان توافق دارند که درباره کار و چالش‌های انجامِ آن گشاده رو باشند.

اسپرینت: به آن چرخه یا جعبه زمان (Time-box) هم می‌گویند. یک بخشی است که باید در مدتی که تعیین می‌شود توسعه داده شود. معمولا این مدت بین یک تا چهار هفته است که دو هفته رایج‌ترین زمان است.

اسپرینت در اسکرام به زبان ساده یعنی خرد کردن کارها در بسته‌های کاری که زمان مشخصی دارند. این زمان هم حدود دو هفته است. که در این زمان همه روی انجام و تحقق اسپرینت تمرکز می‌کنند.

ویژگی‌ مهم اسکرام تیم محور بودن است. تیم‌های اسکرام معمولا کم جمعیت هستند چیزی در حدود ۱۰ نفر.

هر تیم اسکرام سه نقش کلیدی دارد:

• مالک محصول (Product owner): نماینده کسب‌وکار و ذینفعان است.
• اسکرام مستر (Scrum master): یک رهبر-خدمتگذار که کار تسهیل‌گر روند پروژه و مسئول نگهداری و حفظ فرآیند‌ها است.
• توسعه دهندگان (Developers): افراد تیم که کار توسعه و تولید محصول را دارند.

روش ناب Lean

مدیریت پروژه به روش ناب برگرفته از روش تولید ناب است. برای همین قبل از آن باید ببینم تولید ناب چیست.

تولید ناب یک خط فکری، یک طرز فکر و یک فلسفه است. درون مایه تولید ناب این‌ است که می‌خواهد در عین حال که مشتری رضایت بیشتری کسب می‌کند، از هدر رفت‌ها جلوگیری کند و آن‌ها را به حداقل برساند.

خواندن این تعریف ساده در سایت لین ارگ (lean.org) هم خارج از لطف نیست.

https://www.lean.org/WhatsLean/

ایده اصلی ناب بیشینه کردن ارزش مشتری است درحالی‌که هدر رفت را کمینه می‌کند.

به سادگی ناب به معنی اینست، خلق ارزش بیشتر برای مشتری با منابع کمتر.

پس دو محور اصلی در فلسفه ناب وجود دارد: مشتری و منابع.

خلق ارزش بیشتر برای مشتری و هدر دادن کمتر منابع.

یک نکته مهم: ناب (Lean) توسط شرکت تویوتا خلق و توسعه داده شده است.

ناب در مدیریت پروژه

همین تفکر در مدیریت پروژه ناب وجود دارد. در این سبک مدیریت پروژه مفاهیم مختلفی را از تولید ناب، ساخت‌وساز ناب و تفکر ناب قرض گرفته و در خود جای داده است.

به زبان ساده مدیریت پروژه ناب، مفاهیم ناب که همان حداکثر کردن خلق ارزش برای مشتری و حداقل کردن هدر رفت منابع را درون پروژه آورده.

پس مدیریت پروژه به روش ناب تلاش می‌کند تا ارزش بیشتری در پروژه خلق کند و هدر رفت منابع را به حداقل برساند.

خب در همه این‌ها یعنی تولید ناب، مدیریت پروژه ناب، ساخت‌وساز ناب و غیره؛ یک محور اساسی وجود دارد که آن تفکر ناب است.

اندیشه ناب یا تفکر ناب

برای اینکه یک اندیشه ناب (به معنی‌ای که در تولید ناب به کار می‌رود) داشته باشیم باید پنج اصل را بپذیریم.

1. شناسایی ارزش (Identify Value): پیدا کردن فعالیت‌ها، کارها و هرچیزی که ارزش ایجاد می‌کند. همچنین جدا کردن آن‌ها از فعالیت‌ها و چیزهایی که سبب هدر رفتن می‌شوند.
2. طرح نقشهٔ شریان ارزش (Map Value Stream):همه گام‌هایی که منجر به ایجاد ارزش می‌شوند را شناسایی کنید و هر موقع ممکن بود گام‌هایی که ایجاد ارزش نمی‌کنند را حذف کنید.
3. ساخت جریان (Create Flow): حالا که نقشه را دارید باید یک جریان (مسیر) درست را با استفاده از گام‌ها بسازید تا تیم از آن پیروی کند.
4. ایجاد کشش (Establish Pull): وقتی جریان تهیه و معرفی شد، یک سیستم کششی ایجاد کنید. اجازه دهید که مشتری ارزش را از درون شریان اصلی انتخاب کند و درون جریان ساخته شده قرار دهد.
5. دنبال کردن بهبود مستمر (Seek Constant Improvement):وقتی هر چهار مورد قبل انجام شد، دوباره فرآیند را آغاز می‌کنیم و انقدر اینکار را می‌کنیم تا خلق ارزش حداکثر و هدر رفت از بین برود.

در تفکر ناب برای آنکه بتوانیم هدر رفت را شناسایی کنیم؛ سه‌ میم (3M) معرفی شده است. (این واژگان درواقع ژاپنی هستند «تویوتا شرکتی ژاپنی است»)

مودا (Muda): به معنی اسراف یا پُرهَدَر است. مودا به حذف هدر رفت‌ها اشاره دارد. هر فرآیندی، گامی و هرچیزی که در نهایت موجب خلق ارزش برای مشتری نمی‌شود را حذف کنید.

مورا (Mura): به معنی ناهمواری؛ مورا به حذف اختلافات اشاره دارد. یعنی هرچیزی که باعث ایجاد روندهای مختلف شود باید حذف شود. به زبان ساده یعنی ایجاد یکسری استاندارد و پیروزی از آن‌ها، به جای آنکه هرکس یا تیم به سبک خودش کار کند.

موری (Muri): به معنی بارگران؛ موری به حذف کاراضافه و پرحجم شدن کارها اشاره دارد. وقتی چندتا کار و منبع همزمان با هم درگیر کار می‌شوند باعث هدر رفتن انرژی و زمان و درنهایت شکست خواهد شد.

پس فهمیدم که مدیریت پروژه ناب از تفکر ناب می‌آید و بیشتر از اینکه متدلوژی (روش‌شناسی) باشد و چیزی را دیکته کند، یک فلسفه و اندیشه است. هدف آن خلق ارزش بیشتر برای مشتری و حذف هدر رفت‌ها در منابع است.

به زبان ساده:

ناب یعنی با کمترین منبع بیشترین ارزش را ایجاد کنیم.

روش کانبان Kanban

کانبان یک روش انعطاف پذیر است. درست مثل مادرش «ناب»، منعطف است و یک بازه زمانی خشک یا سیستم خشک ندارد. بلکه یک جریان برای کارها ایجاد می‌کند و کارها در این جریان حرکت می‌کنند تا به نقطه نهایی یا به اصطلاح به خط شنای پایانی برسند.

متد کانبان تاکید زیادی روی شفاف سازی دارد. شفاف سازی را با به تصویر کشیدن جریان کاری و کارها و گام‌ها محقق می‌کند. برای اینکار از یک بیلبورد یا همان تخته اعلانات استفاده می‌کند. تفاوتی ندارد که این تخته دیجیتالی باشد یا واقعی. در خیلی از شرکت‌ها از هر دوی آن‌ها استفاده می‌کنند.

مدل تخته کانبان اینطور است که یک سری ستون دارد و هر ستون نامی دارد. به این ستون‌ها خطوط شنا (Swim lane) می‌گویند.

تصور کنید یک تخته اعلانات دارید و روی آن ستون‌هایی کشیده‌اید که هرکدام یک اسمی دارند. هرکار یا گام به روی یک کارت نوشته و در ستون‌ها قرار می‌گیرد.

کارت‌ها در مسیرکار یا جریان‌کار جابجا می‌شوند. به زبان ساده یعنی از یک ستون به ستون دیگر می‌روند تا درنهایت به خط شنا یا ستون نهایی برسد (کار انجام شده).

کانبان چهار (۴) اصل دارد:

• ۱: با آنچه درحال حاضر انجام می‌دهید آغاز کنید.
• ۲: توافق حاصل کنید که به دنبال تغییر افزایشی و تکامی باشید.
• ۳: به فرآیندها، نقش‌ها و مسئولیت‌های موجود احترام بگذارید.
• ۴: حرکت رهبری را در هر سطحی تشویق و ترغیب کنید.

پس فهمیدیم که کانبان یک روش است که با استفاده از تخته انجام می‌شود.

در ساده‌ترین شکل سه تا ستون دارد به اسم‌های (To-do, doing, done). کارت‌های کاری در ستون‌ها قرار می‌گیرند. جریان کار هم از خط شنای to-do شروع و به done ختم می‌شود.

کانبان به زبان ساده می‌گوید کارهایی که قرار است انجام دهیم را کارت می‌کنیم، جریان کاری و ستون‌ها را معلوم می‌کنیم. آنگاه کارتهایی را که می‌خواهیم انجام دهیم بیرون می‌کشیم و در ستون‌های مربوط قرار می‌دهیم تا بلاخره به ستون پایانی برسند و انجام شوند.

البته که متد‌ها و سبک‌های مدیریت پروژه بیشتر از چیزهایی‌ست که گفتم. اما می‌توانم با خیال راحت بگویم که مهمترین و اصلی‌ترین متدها را به صورت خلاصه نام‌برده‌ام.

خوشحالم که تا آخر این یادداشت همراه من بودی. شما کدام روش را استفاده می‌کنی یا می‌پسندی؟

تا به حال در کار یا در زندگی از مدیریت پروژه استفاده کرده‌ای؟

اگر هم پیشنهاد، یادداشت یا صحبتی داری خوشحال می‌شوم در کامنت‌ها بنویسی.